La conservation des documents d’archives peut constituer un véritable casse-tête surtout si vous ne vous y connaissez pas en la matière. Il existe pourtant quelques astuces simples pour conserver vos archives sans risque de détérioration. Voici ce que vous devez faire.

Prendre en compte les conditions environnementales

Pour conserver les documents d’archives, il est important de prendre en compte l’environnement dans lequel vous envisagez de faire la conservation. Le local ne doit pas être en excès en termes d’humidité, de température et de lumière. Il est généralement conseillé de conserver les documents en papier dans un local avec une température située entre 16 °C et 22 °C et une humidité relative de 45 % +/-10 %.

Le rayonnage pour archivage est le mieux adapté en termes de local de conservation. L’emplacement doit être également isolé, avec une bonne ventilation et régulièrement dépoussiéré. Vous devez éviter d’introduire les boissons, la nourriture ou fumer sur les lieux de conservation de vos documents.

Veiller à la qualité des conditionnements utilisés

Les documents doivent être conditionnés avec un matériel adapté. Voici quelques dispositions à prendre en termes de conditionnement des documents d’archives :

• Utiliser des boîtes solides de préférence en carton
• Adapter le format de boîte à celui du document
• Éviter les pochettes en plastique PVC ou celles cartonnées
• Éviter les trombones et épingles en fer qui peuvent occasionner la rouille avec l’humidité.

L’idéal est d’utiliser des attaches en plastique ou en acier inoxydable à la place des trombones.

Adopter de bons gestes pour consulter vos documents archives

Pour mieux conserver vos documents d’archives, il existe un certain nombre de gestes à adopter dans la consultation desdits documents.

• La consultation de gros ouvrage et registres doit se faire sur lutrin
• Éviter de déposer vos coudes ou vos mains sur les parties écrites des documents anciens
• Pour tourner les pages, évitez de mouiller vos doigts
• Etc.

Vu la valeur que représentent les documents d’archives, chaque geste doit être posé avec finesse.